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Gestionnaire administratif - service des études | PARNASSE-ISEI

Le PARNASSE-ISEI, partenaire de la Haute-Ecole Léonard de Vinci, recherche un gestionnaire administratif (H/F) pour rejoindre à temps plein le service des études situé à Woluwe. Sous la responsabilité de l'adjointe aux affaires étudiantes, vous êtes en charge de l'exécution des tâches en rapport avec l'organisation de l'année académique et avec l'organisation des sessions d'examens. Délais de remise des candidatures : vendredi 27 octobre 2017

Full Time
Experienced (Non-manager)
Bachelor or short-term higher education
French
Sectors: Education/Training
Functions: Classroom Teaching
Contract Type: Contract duration specified


Le PARNASSE-ISEI, partenaire de la Haute-Ecole Léonard de Vinci, recherche un gestionnaire administratif (H/F) pour rejoindre à temps plein le site de Woluwe dans le cadre d'un congé de maternité à partir du lundi 11 décembre 2017 et jusque mi-septembre (précisions apportées au cours du remplacement).

Définition du poste 

Le remplacement consiste à assurer la réalisation de tâches administratives en rapport avec l'organisation de l'année académique et avec l'organisation des sessions d'examens sur le site "Les Arches".

La gestion des sessions d'examens

Les examens concernés par ce remplacement couvrent les premières et secondes sessions (janvier, juin et août 2018)

  • Coordonner/informer les enseignants : transmettre les consignes et mettre à jour les documents sur l'espace Intranet prévu à cet effet.
  • Préparer les questionnaires d'examens : réceptionner et collecter les documents et ajuster les informations administratives figurant sur les questionnaires
  • Traiter les demandes de réorganisation des examens : garantir le bon suivi des demandes en collaboration étroite avec le chef de département et le service des horaires
  • Traiter les demandes des étudiants disposant de modalités d'examens adaptées : adapter les questionnaires et gérer le planning avec les partenaires ressources.

Le suivi des dossiers disciplinaires

Les dossiers disciplinaires couvrent les fraudes, les fautes graves (plagiat, tricheries) et les problèmes de comportement (cours, stages,...)

  • ​Organiser les prises de rendez-vous dans le cadre des auditions des personnes concernées en concertation avec l'équipe de direction.
  • Participer aux auditions et aux entretiens.
  • Établir les procès-verbaux des rencontres et les courriers de notification de sanctions.
  • Assurer le suivi des décisions prises en lien avec le programme académique des étudiants.

Les inscriptions et les dossiers administratifs des étudiants non-résidents

  • Assurer une gestion courante : traiter les demandes d'information par mail, actualiser le site internet en fonction de la circulaire de recommandations, préparer et mettre à jour le dossier d'inscription, 
  • Garantir une communication claire et précise : organiser et animer des séances d'informations lors des journées portes-ouvertes, recevoir les étudiants résidents au sens du décret pour vérification des conditions.
  • Coordonner le tirage au sort des étudiants non-résidents : planifier la remise des dossiers d'inscription, superviser la logistique, assurer les permanences de dépôts de dossiers (3 jours complets), établir les contacts avec l'ARES et le huissier de justice, analyser les dossiers tirés au sort, publier les résultats et effectuer le suivi des courriers notifiant les décisions prises.
  • Finaliser les inscriptions définitives des étudiants

La délivrance des diplômes et des suppléments aux diplômes

Cette tâche se concentrera sur la session de janvier 2018 : 

  • ​Impression et vérification des diplômes (mention).
  • Signature des documents par les membres du jury.
  • Envoi à l'homologation (Master en kinésithérapie uniquement).
  • Composer les suppléments aux diplôme au fur et à mesure de l'année.
  • Remise des documents aux étudiants dans les trois mois.

Le suivi de différents dossiers/thématiques spécifiques

  • Agrément et visa.
  • Élaboration du dossier d'inscription.
  • Mise à jour des informations administratives sur les pages du site internet.
  • Suivi administratif des étudiants à besoin spécifique.
  • Participer et réaliser le procès-verbal des réunions des chefs de département.
  • Assurer la gestion des différentes boîtes mail en lien avec les tâches réalisées.
  • Participer aux réunions concernant le règlement des études et y apporter une relecture avisée.

Profil et qualités

  • ​Détenteur d'un diplôme de bachelier dans une orientation administrative ou autre.
  • Faire preuve d'une expérience professionnelle mettant en avant une gestion administrative au service d'un public.
  • Etre disposé à s'imprégner des matières législatives en vigueur et à mettre en place des procédures administratives.
  • Maîtriser les outils de la suite Microsoft Office.


  • Résistant au stress, proactif et attentif aux mesures à entreprendre pour assurer au mieux les missions.
  • Dynamique, rigoureux et organisé.
  • Soucieux d'allier une posture ferme et une posture d'écoute, d'adaptation et de dialogue.
  • Aptitudes à travailler en équipe.
  • Disposé à garantir une flexibilité horaire lors de certaines périodes clés au cours de l'année.


Procédure de recrutement

  • Déposer son CV et sa lettre de motivation via la plateforme des talents.
  • Entretien de motivation et test par des mises en situation concrètes de travail après une première sélection des CV.

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