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Gestionnaire administratif - service des études et des étudiants | PARNASSE-ISEI

Le PARNASSE-ISEI, partenaire de la Haute-Ecole Léonard de Vinci, recherche un gestionnaire administratif (H/F) pour rejoindre à mi-temps le service des études situé à Woluwe. Sous la responsabilité de l'adjointe aux affaires étudiantes, vous êtes en charge de l'exécution des tâches en rapport avec l'organisation de l'année académique et avec l'organisation des sessions d'examens. Délais de remise des candidatures : mercredi 25 octobre 2017

Part Time
Experienced (Non-manager)
Bachelor or short-term higher education
French
Sectors: Education/Training
Functions: Classroom Teaching
Contract Type: Contract duration specified


Le PARNASSE-ISEI, partenaire de la Haute-Ecole Léonard de Vinci, recherche un gestionnaire administratif (H/F) pour rejoindre à mi-temps le site de Woluwe dans un contrat à durée déterminée d'un an pouvant déboucher sur un contrat à durée indéterminée.

Votre mission

Sous la responsabilité de l’adjointe à la direction aux affaires étudiantes, vous êtes en charge de l’exécution des tâches en rapport avec l’organisation de l’année académique et avec l’administration des programmes étudiants : gestion quotidienne du secrétariat des étudiants, réception des étudiants, gestion du parcours de l’étudiant, gestion des examens et des délibérations, préparation de  la rentrée académique, etc.…   Les prestations sont réparties sur deux sites d'activité (géographiquement très proches) favorisant le travail en équipe : les Arches et l’ISEI.

La fonction n’est pas exhaustive et elle est sujette à être adaptée en fonction de l’évolution des besoins des équipes pédagogiques.

Plus particulièrement, vos tâches couvriront les spécificités suivantes :

Avant les examens

  • Encoder les programmes et les évaluations dans le logiciel Pro-Eco en lien avec les enseignants
  • Attribuer les programmes et les cours aux étudiants
  • Inscrire les étudiants aux sessions d’examens
  • Créer et préparer les documents nécessaires aux différentes situations pédagogiques : groupes d’étudiants, listes de présence, feuilles de points, compositions de jurys, etc.…
  • Réceptionner les questionnaires d’examens et réaliser le suivi des situations pédagogiques particulières (contrats d’étalements, crédits résiduels, crédits anticipés, réorganisations d’examens,….).

Pendant les examens

  • Assurer un relais et un appui logistiques pour l’organisation des examens
  • Envoyer les documents informatiques nécessaires aux enseignants pour l’encodage des points
  • Réceptionner et encoder les points tout en vérifiant les situations particulières (certificats médicaux, motifs légitimes, etc…)

Après les examens

  • Préparer les documents de délibération
  • Assurer le secrétariat des relectures, des jurys de délibération, la rédaction des procès-verbaux et le suivi auprès des partenaires, y compris les recours.
  • Apporter une aide logistique aux proclamations et aux consultations des copies

De manière générale, vous rédigez des notes, des courriers à l’adresse des étudiants, des enseignants et de toute autre personne à la demande et en concertation avec l’adjointe aux affaires étudiantes.  Vous prenez connaissance des textes légaux afin de pouvoir donner une information correcte aux étudiants. 

Profil et qualités

  • Détenteur d'un diplôme de bachelier dans une orientation administrative ou autre.
  • Faire preuve d'une expérience professionnelle mettant en avant une gestion administrative au service d'un public.
  • Etre disposé à s'imprégner des matières législatives en vigueur et à mettre en place des procédures administratives.
  • Avoir une très bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office et spécialement Excel pour manipuler le logiciel interne ProEco.

  • Résistant au stress, proactif et attentif aux mesures à entreprendre pour assurer au mieux les missions.
  • Dynamique, rigoureux et organisé.
  • Soucieux d'allier une posture ferme et une posture d'écoute, d'adaptation et de dialogue.
  • Aptitudes à travailler en équipe.
  • Disposé à garantir une flexibilité horaire lors de certaines périodes clés au cours de l'année.

Procédure de recrutement

  • Déposer son CV et sa lettre de motivation via la plateforme des talents.
  • Entretien de motivation et test par des mises en situation concrètes de travail après une première sélection des CV.



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http://www.vinci.be/fr-be/parnasse-isei
info.parnasse@vinci.be
Avenue Mounier, 84
1200 Woluwe Saint-Lambert BE
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